1、會(huì)議選址 ：會(huì)場(chǎng)的選擇要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，規(guī)模，與會(huì)者情況，可供選擇會(huì)場(chǎng)的會(huì)議住宿、交通、
接待條件等眾多方面來(lái)決定會(huì)場(chǎng)的選擇：
酒店按類型劃分主要分為商務(wù)型酒店和度假型酒店
商務(wù)型酒店：
這類酒店無(wú)論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場(chǎng)地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。 度假型酒店：
這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂(lè)于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無(wú)疑大大方便了會(huì)議單位。
2、現(xiàn)場(chǎng)的溝通：一個(gè)成功的會(huì)議管理人一定要確定在現(xiàn)場(chǎng)的有效溝通，相反地一個(gè)不成功的會(huì)議，花費(fèi)了數(shù)月或數(shù)年計(jì)劃，卻因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)不好而使會(huì)議失色，所謂現(xiàn)場(chǎng)溝通是團(tuán)隊(duì)合作的表現(xiàn)。
(一)會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)：
在前往會(huì)議場(chǎng)地前要先和會(huì)場(chǎng)及主要承包商人員排定會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)會(huì)的目的是對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排整個(gè)細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場(chǎng)所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。
一般會(huì)議籌辦人與會(huì)場(chǎng)主要工作人員協(xié)調(diào)會(huì)，如場(chǎng)地工程、服務(wù)、餐飲和保安人員溝通，如果
會(huì)議有應(yīng)用視聽設(shè)備，邀請(qǐng)視聽工程人員一起參加，將所有主要承包商都邀請(qǐng)來(lái)。
協(xié)調(diào)會(huì)是提供大家再一次檢查工作內(nèi)容以及提供問(wèn)題討論，有些可能在文字中寫得不夠清
楚，彼此指派一個(gè)人負(fù)責(zé)溝通，省得七嘴八舌，有關(guān)場(chǎng)地部分都向場(chǎng)地承辦人溝通，因?yàn)閳?chǎng)地
承辦人不一定一直在會(huì)場(chǎng)，問(wèn)他(她)分機(jī)號(hào)碼或呼叫器，并問(wèn)清楚如果周末或清早或晚上和誰(shuí)
聯(lián)絡(luò)。安排在會(huì)前與會(huì)場(chǎng)及主要承包商舉行協(xié)調(diào)會(huì)是非常重要也是必要的。包括會(huì)議中心、飯
店、交通／旅游公司等，這是在會(huì)前最后一次解決問(wèn)題的機(jī)會(huì)。
(二)電話、無(wú)線對(duì)講機(jī)和呼叫器
電話：小型會(huì)議可能不需要內(nèi)部聯(lián)系系統(tǒng)，只要利用內(nèi)線電話即可，但是大型會(huì)議只靠會(huì)
場(chǎng)或飯店電話系統(tǒng)可能會(huì)延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會(huì)議中心專線電話
線和設(shè)備有限，因此會(huì)收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。以大部分的情況來(lái)說(shuō)，安排專線電話是經(jīng)由當(dāng)?shù)仉娫?br />
系統(tǒng)，至少要在4個(gè)星期前申請(qǐng)。大型會(huì)議最好自己申請(qǐng)專線電話線和內(nèi)線系統(tǒng)，電話號(hào)碼往
往很難在大會(huì)手冊(cè)印制前獲得，但有時(shí)也可向雷話公司說(shuō)明，他們可以先提供號(hào)碼，但是不保
證到時(shí)候安置的號(hào)碼一定相同，如果會(huì)議在會(huì)議中心舉行，他們有自己內(nèi)部電話系統(tǒng)，事先要
有電話號(hào)碼就不會(huì)那么復(fù)雜。
在申請(qǐng)電話時(shí)，提供一份場(chǎng)地平面圖，這樣對(duì)安置的人來(lái)講比較方便，還有一種"熱線電
話"，這種不需要撥號(hào)，只能兩邊溝通，有些主辦單位申請(qǐng)這種電話是為了兩邊快速溝通。
無(wú)線對(duì)講機(jī)：為了在會(huì)場(chǎng)快速與主要工作人員溝通，很多會(huì)議籌辦人利用對(duì)講機(jī)聯(lián)系。對(duì)
講機(jī)在同一頻道可多人通話，它的優(yōu)點(diǎn)是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊范圍在戶外
大約一二條街之內(nèi)。有些對(duì)講機(jī)可立即換電池，大部分都是晚上充電，這種通訊系統(tǒng)有執(zhí)照，
因此租金較高，有些會(huì)議籌辦人發(fā)覺(jué)它攜帶不方便，有時(shí)在某種情況下收訊不好，鋼筋水泥建
筑中收訊會(huì)被阻擋。無(wú)論如何很多會(huì)議籌辦人還是認(rèn)為他們有需要，并提供下列指引。
1．與承租商談妥一旦發(fā)生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。
2．多租用幾臺(tái)手機(jī)和充電器，以防萬(wàn)一故障還有備用。
3．事先了解會(huì)場(chǎng)哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。
4．每天晚上不要忘了充電。
5．分派對(duì)講機(jī)由哪些主要負(fù)責(zé)會(huì)議的人使用。
6．僅用于緊急事件溝通，而不是用來(lái)聊天。;
最后兩項(xiàng)很重要，目的為了維持系統(tǒng)通暢，當(dāng)一項(xiàng)訊息在溝通時(shí)所有使用者都能知道什么
事情。而更新的技術(shù)是可以預(yù)期的，它將更有效，更有靈活性，更輕巧，例如大哥大已經(jīng)成為
最常用的通訊工具。
呼叫器：呼叫器系統(tǒng)可在當(dāng)?shù)赝ㄓ嵐净蚰承?huì)場(chǎng)租用，每一個(gè)呼叫器有一個(gè)號(hào)碼，當(dāng)打
這個(gè)號(hào)碼時(shí)，呼叫器會(huì)響，接到訊息者再打回去，呼叫器的種類很多。呼叫輕巧，租金價(jià)格也
比對(duì)講機(jī)便宜，可以在較遠(yuǎn)距離收到訊息。
(三)服務(wù)柜臺(tái)與留言中心
每一個(gè)主辦單位都了解在大會(huì)期間提供一個(gè)服務(wù)柜臺(tái)與留言中心是必要的，服務(wù)柜臺(tái)與留言中心可以非常簡(jiǎn)單也可以很復(fù)雜，在這個(gè)中心提供基本資料和留言，有一人或兩人以上在那里負(fù)責(zé)，可以是主辦單位工作人員也可以雇用當(dāng)?shù)嘏R時(shí)工作人員提供大會(huì)資料以及當(dāng)?shù)刭Y料，最簡(jiǎn)單的留言中心是一片3米x 3米公告欄，按字母分團(tuán)體，與會(huì)者留言或接到外來(lái)電話，每個(gè)留言要注明給哪位與會(huì)者，留言中心要有架子或圓筒，這些東西會(huì)議中心可提供。這個(gè)中心也可以提供航空、租車和旅游服務(wù)，較為復(fù)雜的是將留言經(jīng)由幻燈打在會(huì)場(chǎng)或電腦上(在國(guó)內(nèi)的會(huì)議中心并沒(méi)有留言架子或圓筒可提供)。
基本設(shè)備：
1．將服務(wù)柜臺(tái)安置在所有活動(dòng)的中央?yún)^(qū)。
2．確定服務(wù)柜臺(tái)有足夠空間放置留言板等。
3．確定服務(wù)柜臺(tái)可接電話線。
4．其他必需用品。
5．事先印制一些留言條。
6．準(zhǔn)備足夠的筆，因?yàn)閳?bào)名者會(huì)順手將筆帶走。
7．電話簿。
8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。
9．當(dāng)?shù)刭Y料。
10．當(dāng)?shù)夭蛷d指南。
11．地圖。
12．觀光和購(gòu)物指南。
3、酒店會(huì)議常識(shí)
4、一般與會(huì)人員
5、會(huì)議就座禮儀
6、緊急事件的處理
7、會(huì)議桌上筷子禮儀
8、標(biāo)牌、餐券和收據(jù)
9、參加大中型會(huì)議的禮儀
10、會(huì)議場(chǎng)地布置方案參考
11、會(huì)議場(chǎng)合的肢體語(yǔ)言
